Zettelwirtschaft ade – Unterlagen ausmisten und richtig sortieren

Auf dem Schreibtisch türmen sich Unterlagen, der Aktenschrank ist voll und mit jedem weiteren Monat kommen neue Dokumente hinzu. Ein Szenario, das vielen Menschen bekannt ist. Doch Dokumenten-Chaos muss nicht sein. Wir zeigen euch, wie ihr der Zettelwirtschaft zu Hause Herr werdet und eure Unterlagen richtig sortiert. Darüber hinaus erfahrt ihr, wie lange ihr eure Unterlagen aufheben solltet.

Unterlagen-Chaos, das beseitigt werden muss. Foto: Steve Buissinne / pixabay.com
Mit diesen Tipps ist das Zettel-Chaos bald vorbei. Foto: Steve Buissinne / pixabay.com

Typische Unterlagen und Aufbewahrungsfristen

Grundsätzlich lassen sich Dokumente, die in einem Haushalt zusammenkommen, in vier Kategorien einteilen:

  • Kauf- und Zahlungsbelege
  • Unterlagen rund ums Haus
  • Nachweise für Steuer und Versicherung
  • Persönliche Dokumente

Viele dieser Dokumente sind wichtig, um Nachweise erbringen zu können, beispielsweise für Gewährleistungs-, Garantieansprüche und Haftung. Doch nicht jedes Dokument, das bei euch im Briefkasten landet, muss aufgehoben werden. Das Paradebeispiel sind Werbeschreiben: Diese könnt ihr gleich, nachdem ihr sie zur Kenntnis genommen habt, in den Papierkorb werfen.

Kauf- und Zahlungsbelege

Sobald ihr ein Produkt oder eine Dienstleistung kauft, erhaltet ihr eine Rechnung beziehungsweise einen Zahlungsbeleg. Damit könnt ihr nachweisen, dass ihr das Produkt oder die Dienstleistung bezahlt habt. Ergeben sich im Nachhinein Streitfälle, habt ihr mit dem Zahlungsnachweis die Möglichkeit, gewisse Rechte in Anspruch zu nehmen. Je nach Art des Produkts könnt ihr beispielsweise Widerruf, Gewährleistungs- oder Garantieansprüche geltend machen.

Manchmal gestatten Händler oder Dienstleister einen Widerruf auf Kulanzbasis ohne Kaufbeleg. Darauf solltet ihr euch aber nicht verlassen: Im Zweifelsfall und insbesondere bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung müsst ihr nachweisen können, dass ihr das Produkt beziehungsweise die Dienstleistung tatsächlich bezahlt habt.

Dazu ein paar Beispiele aus dem Alltag:

Ihr habt bei jedem Einkauf die Wahl, den Kassenzettel mitzunehmen oder nicht. In vielen Fällen, beispielsweise bei Lebensmitteln, könnt ihr mit dem Kaufbeleg nicht viel anfangen. Bei größeren Anschaffungen wie Computern oder Haushaltsgeräten solltet ihr den Beleg jedoch aufbewahren. Werden die Geräte im Falle eines Einbruchdiebstahls entwendet oder zerstört beziehungsweise bei einem Wasserschaden oder ähnlichem beschädigt, müsst ihr eurer Versicherung nachweisen, dass ihr das Gerät besessen habt. Sonst zahlt sie womöglich nicht.

Einen Kaufnachweis müsst ihr auch erbringen, wenn ihr Gewährleistung oder Garantie in Anspruch nehmen wollt. Um ein Produkt wegen eines Mangels reklamieren zu können, fordern die Händler beziehungsweise Hersteller einen Kaufbeleg. Üblicherweise besteht eine Gewährleistungsfrist von zwei Jahren. Mindestens so lange solltet ihr Rechnungsbelege aufheben. Falls es auf das Produkt eine über die Gewährleistungszeit hinausgehende Garantie gibt, solltet ihr den Beleg so lange aufheben bis die Garantie abgelaufen ist.

Den Kaufbeleg aufzuheben, lohnt sich auch, falls das gekaufte Produkt fehlerhaft ist und euch aufgrund dessen ein Schaden entsteht. In diesem Falle würde die sogenannte Produkthaftung greifen, die ihr bis zu zehn Jahre nach Verkaufsstart des Produktes geltend machen könnt. Insbesondere bei Werkzeug, Sportgeräten und Elektroartikeln lohnt es sich, den Beleg für diesen Fall aufzubewahren.

In der Regel verjähren Rechnungen gemäß § 195 BGB nach drei Jahren. Für den Ernstfall solltet ihr daher wichtige Rechnungen mindestens so lange aufbewahren.

Unterlagen rund ums Haus

Es ist wichtig, alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit eurem Mietverhältnis anfallen, gut sortiert aufzubewahren. Denn durch sie habt ihr die Möglichkeit, Ansprüche gegenüber dem Vermieter zu begründen und euch gegen falsche Forderungen zu wehren.

Mieter sollten folgende Dokumente aufbewahren:

  • Nebenkostenabrechnung: Falls die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist, habt ihr zwölf Monate Zeit, Einspruch einzulegen. Mindestens so lange solltet ihr sie daher aufheben.
  • Übergabeprotokoll: Wenn ihr neu in eine Wohnung einzieht, solltet ihr sicherstellen, dass ihr nicht für vorhandene Mängel verantwortlich gemacht werden könnt. Daher ist es üblich, gemeinsam mit dem Vermieter ein Wohnungsübergabeprotokoll anzufertigen, das bereits vorhandene Mängel auflistet. Zudem solltet ihr darin die Zählerstände von Wasser, Gas und Strom festhalten und welche Schlüssel ihr erhalten habt. Dieses Dokument solltet ihr dauerhaft aufheben.
  • Mietvertrag: Ansprüche aus dem Mietverhältnis verjähren nach drei Jahren, daher solltet ihr euren Mietvertrag mindestens drei Jahre über das Mietverhältnis hinaus aufheben.
In Ordnern abgeheftete Dokumente und Unterlagen. Foto: Hebi B. / pixabay.com
Wichtige Unterlagen solltet ihr gut sortiert abheften. Foto: Hebi B. / pixabay.com

Eigentümer haben in der Regel mehr Immobilienunterlagen aufzubewahren als Mieter. Dazu zählen unter anderem Unterlagen rund um den Immobilienerwerb, die sie dauerhaft aufheben sollten. Hinzu kommen sämtliche Handwerkerrechnungen zu größeren Umbauten und Modernisierungen. Diese sollten sie mindestens vier bis fünf Jahre aufbewahren – je nachdem, ob der Handwerkervertrag auf die VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) oder das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) basiert. Noch besser ist es, diese Unterlagen ebenfalls dauerhaft aufzuheben. Schließlich sind Nachweise der Modernisierungsmaßnahmen nützlich, um den Wert der Immobilie ermitteln zu können, falls ihr euer Haus oder eure Wohnung einmal verkaufen möchtet.

Nachweise für Steuer und Versicherung

Für viele Steuerzahler fällt jedes Jahr die Steuererklärung an. Hierfür müsst ihr nachweisen können, dass eure Angaben korrekt sind. Da das Finanzamt den Steuerbescheid bis zu vier Jahre rückwirkend ändern kann – zum Beispiel, wenn Rechen- oder Tippfehler darin sind oder nachträglich neue steuerrelevante Tatsachen bekannt werden – solltet ihr die Belege mindestens vier Jahre aufheben. Doch aufgepasst: Das Finanzamt darf steuerrelevante Belege zehn Jahre rückwirkend von euch einfordern, falls ein Verdacht auf Steuerhinterziehung aufkommt.

Ob Hausratversicherung, Gebäude- oder eine andere Versicherung – bei Schadensfällen ist es oftmals notwendig, die Versicherungspolice vorzulegen. Dies ist der einzig gültige Nachweis darüber, dass ihr den Versicherungsschutz tatsächlich in Anspruch nehmen dürft. Achtet deshalb sehr sorgfältig darauf, den Versicherungsschein aufzubewahren. Im Zweifelsfall liegt es nämlich bei euch, den Nachweis zu erbringen, dass ihr Anspruch auf den Versicherungsschutz habt.

Persönliche Dokumente

Eure persönlichen Dokumente weisen nach, dass ihr die Person seid, die ihr seid. Deshalb gilt für diese Unterlagen besondere Sorgfalt. Ihr solltet sie euer Leben lang sicher aufbewahren.

Zu den persönlichen Dokumenten zählen unter anderem:

  • Personenstandsurkunden (Geburtsurkunde, Eheurkunde)
  • Ausweisdokumente (Personalausweis, Reisepass, Führerschein)
  • Schul- und Arbeitszeugnisse
  • Urkunden und Auszeichnungen
  • Testament
  • Sterbeurkunden von Angehörigen

Wie hebe ich meine Dokumente platzsparend auf?

Aus Unsicherheit neigen viele Personen dazu, zu viele Dokumente aufzuheben. Um das zu vermeiden, bietet es sich an, jedes Jahr einen festen Stichtag im Kalender zu notieren, an dem ihr Dokumente und Unterlagen, die ihr nicht mehr benötigt, ausmistet. Dies sorgt für deutlich mehr Platz im Arbeitszimmer.

Platzbedarf verbessern

Darüber hinaus solltet in euren Unterlagen Ordnung schaffen. Dazu eignen sich unter anderem Ordner in der richtigen Größe. Wenn ihr standardmäßig einen klassischen Aktenordner mit einer Rückenbreite von acht Zentimetern verwendet, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass ihr mehr Platz im Schrank verbraucht, als die Unterlagen eigentlich benötigen. Nutzt deshalb lieber verschieden große Ordner oder Dokumentenmappen und Archivboxen.

Dokumente digitalisieren

Um Platz im Aktenschrank zu sparen, gibt es die Möglichkeit, einige Dokumente zu digitalisieren. Beispielsweise bietet sich das für Kassenzettel an. Diese sind oft auf Thermopapier gedruckt und verblassen mit der Zeit. Mit der Digitalisierung schlagt ihr zwei Fliegen mit einer Klappe: Weniger Platzbedarf und Lesbarkeit auch nach mehreren Jahren.

Dokumente und Unterlagen einscannen. Foto: TeroVesalainen/pixabay.com
Kassenzettel könnt ihr Digitalisieren, um Platz einzusparen. Foto: TeroVesalainen/pixabay.com

Doch Vorsicht: Versicherungspolicen und Dokumente zu besonders kostspieligen Anschaffungen wie den Kauf eines Hauses oder eines Autos solltet ihr grundsätzlich im Original aufheben. Bei der Steuererklärung ist zwar ein digitaler Nachweis möglich. Im Einzelfall kann es jedoch sein, dass ihr ein physisches Dokument abgeben müsst. Ob dies dann der Ausdruck eines gescannten Nachweises sein darf, ist nicht für alle Dokumente geklärt.

Um sicherzustellen, dass die digitalen Unterlagen verfügbar bleiben, solltet ihr regelmäßig Back-Ups durchführen oder die Unterlagen auf einem sicheren Cloud-Speicher ablegen.

Akten vernichten

Viele Dokumente enthalten sensible Informationen, die in den falschen Händen einen großen Schaden anrichten können. Daher solltet ihr eure Unterlagen nicht einfach in den Papierkorb werfen. Um sicherzugehen, dass eure Daten nicht missbraucht werden, solltet ihr eine Firma für professionelle Aktenvernichtung in Anspruch nehmen. Diese stellt euch eine Datenschutztonne zur Verfügung, in der ihr eure Unterlagen entsorgen könnt. Diese Tonne wird dann nach DIN 66399 entsorgt. Es gibt verschiedene Unternehmen, beispielsweise sero-aktenvernichtung.de, die diesen Service in deutschen Städten anbieten.

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